Às vezes podemos entusiasmar-nos quando se trata de E-Mail,
às vezes estamos demasiado ocupados. Considere as seguintes melhores práticas
para usar e-mail e manter seus amigos, familiares e colegas de trabalho cientes
e informados.
Vai Direto Ao Assunto
As mensagens de E-mail não têm de ser um ensaio de 1000
palavras. Manter mensagens entre 1 a 10 frases é uma boa ideia. Mostre o seu
ponto de vista no início da sua mensagem. Tenha em mente que ler seus e-mails é
mais difícil do que as comunicações impressas e um e-mail longo pode ser
desencorajador de ler.
Pense No Seu Conteúdo
Todos nós temos dias maus, e você realmente deve evitar
enviar mensagens de raiva. E-mails enviados no calor do momento muitas vezes
farão com que a situação se torne exasperada e mais frequentemente, você vai se
arrepender de enviá-los. Leve o seu tempo e considere cuidadosamente a sua
resposta. Um telefonema ou visita pessoal pode fazer maravilhas na resolução de
problemas.
Verifique As Suas Mensagens Frequentemente
Adoro receber respostas rápidas das minhas mensagens. Se vai
ausentar-se por um período de tempo prolongado, envie uma mensagem fora de
serviço ou dirija os seus colegas para responderem às suas mensagens na sua
ausência.
Verificar o conteúdo, a gramática e a pontuação
Um erro muitas vezes ignorado, o uso de ortografia
imprópria, gramática e pontuação pode causar confusão e frustração para o
leitor. Lembre-se de usar suas vírgulas e períodos, como as mensagens sem
paradas completas são difíceis de ler.
Responder Prontamente
Você deve responder às mensagens de E-mail que você recebe
dentro de 24 horas, e melhor ainda, no mesmo dia quando possível.Principalmente
ao lidar com mensagens complicadas.
Estrutura e disposição
Mais uma vez, ler e-mails é mais difícil do que ler a partir
de comunicações impressas. Por causa disso, é importante considerar a estrutura
e layout das mensagens de E-mail. Mantenha seus parágrafos curtos e use espaços
entre eles. Ao fazer pontos, use listas com pontos ou numeradas.
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